Contract Lifestyle Management

Intelligentes Contract Lifecycle Management als Erfolgsfaktor

Unternehmen und Organisationen verwalten immer mehr und komplexere Verträge. Ob es um die Herstellung von Investitionsgütern, die Erbringung von Dienstleistungen oder die Planung von Großprojekten geht, ein Vertrag ist die Grundlage für jeden dieser geschäftlichen Vorgang. Verträge legen Zeiträume, Fristen, Rechte, Pflichten und Kosten verbindlich fest. Dies können Arbeits- und Mietverträge, Verträge mit KundInnen oder Lieferanten, Lizenzierungen, Partnerverträge und vieles mehr sein. Das heißt: Mit Verträgen kommen sehr viele Personen und Abteilungen in einem Unternehmen in Berührung – vom Service über den Support bis hin zum Marketing. Ein intelligentes Contract Lifecycle Management (CLM) hilft bei der proaktiven Verwaltung von Verträgen mit dem Ziel, möglichst großen Nutzen aus dem Inhalt für alle Beteiligten zu generieren und umfassende Sicherheit zu gewährleisten. Es geht also weniger um ein Management der Dokumente, sondern vielmehr darum Vertragsbestandteile, Inhalte und Klauseln sicher und abgestimmt in die Unternehmensprozesse zu integrieren.

 

7 Phasen von Contract Lifecycle Management

Der Prozess des eines intelligenten Contract Lifecycle Managements gliedert sich in sieben Schlüsselphasen: Planung, Umsetzung, Vorvertrag, Übergabe, Vertrag, Vorverlängerung und Nachvertrag.

  1. Planungsphase – In dieser Phase entwickeln Sie Ihre CLM-Strategie auf Grundlage der Bedürfnisse und Ressourcen Ihres Unternehmens
  2. Umsetzungsphase – Hier bauen Sie Ihren Vertragsmanagementprozess auf, um Ihre Strategie umzusetzen, und stellen sicher, dass alle am Prozess Beteiligten die Ziele verstehen und mit den Tools vertraut sind, die sie im Laufe des Prozesses verwenden werden
  3. Vorvertragsphase – In dieser Phase werden die Verträge entworfen, verhandelt und unterzeichnet
  4. Übergabephase – Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, müssen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten über die notwendigen Informationen verfügen, um die unterzeichnete Vereinbarung zu verwalten und, dass alle wichtigen Details wie Rollen und Verantwortlichkeiten, Verpflichtungen und Vertragsmeilensteine berücksichtigt werden
  5. Vertragsphase – Dies ist eine der wichtigsten Phasen im Vertragsmanagementprozess, in der die für die Verwaltung des Vertrags zuständigen Personen wichtige Meilensteine und Verpflichtungen verfolgen, die Leistung überwachen und sicherstellen, dass der Vertrag die beabsichtigten Ergebnisse liefert
  6. Phase vor der Vertragsverlängerung – In dieser Phase wird die Gesamtleistung des Vertrags bewertet und entschieden, ob der Vertrag gekündigt, neu ausgehandelt oder verlängert werden soll
  7. Nachvertragsphase – Jetzt, wo der Vertrag ausgelaufen ist, ist die Nachvertragsphase die Zeit, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen erfüllt wurden, und um letzte Unklarheiten zu beseitigen, bevor eine Vertragsnachuntersuchung durchgeführt wird, die Ihnen hilft, sich in Zukunft zu verbessern.

CLM ist somit nicht nur ein System, das der Rechtsabteilung und den Juristen im Unternehmen hilft, Verträge schneller und sicher auszuarbeiten. Die Einrichtung eines abteilungsübergreifenden und konzernweiten Vertragsmanagements ist eine große Chance, alle Unternehmensbereiche, Abteilungen, Tochtergesellschaften und andere Organisationseinheiten bei der vertraglichen Arbeit zu unterstützen, es ermöglicht aber auch ein aktives Risikomanagement, die Umsetzung der Corporate Governance und die Einhaltung der Compliance-Regeln, zeigt Potentiale für Marketing und Vertrieb auf und sorgt für möglichst umfassende Transparenz.

 

Vorteile von CLM-Softwares

Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Softwares für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus. Sie helfen Ihnen, den Vertragslebenszyklus zu automatisieren und zu vereinfachen, und sorgen gleichzeitig dafür, dass Sie die Unternehmensrichtlinien einhalten. In jedem Fall sollten Sie darauf achten, dass die ausgewählte Software folgende Punkte erfüllt:

Zeit sparen und Vertragserstellung standardisieren

Eine Software für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus automatisiert und standardisiert Aufgaben wie Vertragserstellung, Genehmigungen, Unterschriftensammlung, Vertragsverlängerungen und Berichterstellung. Dadurch gewinnen Sie und Ihr Team Zeit, um sich auf die Dinge zu konzentrieren, die einen Unterschied machen.

Verhandlungen vereinfachen

Sie können die Vertragsbedingungen leicht nachverfolgen und verwalten, Bearbeitungen redigieren und eine einzige Informationsquelle zwischen mehreren Parteien aufrechterhalten. So erhalten Sie einen klaren Überblick über die Verpflichtungen Ihres Unternehmens und vereinfachen den Verhandlungsprozess.

Rationalisierung von Vertragsgenehmigungen

Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Weiterleitung und Benachrichtigung können Sie sicher sein, dass Verträge rechtzeitig und effizient genehmigt werden.

Sicherheit und Compliance verbessern

Indem eine Software für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus einen zentralen Dokumentenspeicher für alle Verträge in Ihrem Unternehmen bereitstellt, hilft sie Ihnen dabei die Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften zu verbessern. So behalten Sie den Überblick über wichtige Fristen, Verlängerungen und Änderungen.

Senkung der Verwaltungskosten

Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und die Verbesserung der Effizienz kann eine Software dazu beitragen, die mit der Vertragsverwaltung verbundenen Gesamtkosten zu senken.

Risiken mindern und die Nichteinhaltung von Verträgen reduzieren

Eine gute Software hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass alle Punkte auf der Habenseite stehen. Außerdem können Sie damit sicherstellen, dass nur die Personen Zugriff auf den Vertrag haben, die diesen auch benötigen.

Den Überblick behalten und wichtige Verträge suchen und finden

Unter Tausenden von Verträgen den richtigen zu finden, kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine gute Software ist wie ein Magnet für Ihre Verträge – Sie müssen nicht mehr lange in endlosen Seiten von Dokumenten suchen, sondern lassen die Dokumente zu sich kommen.

Bessere Berichterstattung und automatisiertes Reporting

Standardisierte Berichtsvorlagen lassen sich nur schwer für Ihre spezifischen Anforderungen konfigurieren. Eine intelligente Software für Vertragsmanagement kann Berichtsmetriken analysieren, um Ihnen die wichtigsten Informationen zu liefern, wenn Sie sie brauchen.

Vertragsmanagementlösungen wie proCONTRACTS übernehmen den Prozess von Vertragserstellung, Vorlagenmanagement, Abstimmung und Archivierung sowie die automatischen Auswertungen von Konditionen, Preisen und Risiken. All das steht den Mitarbeitenden und Abteilungen auf Knopfdruck zur Verfügung. Sie bieten also einen Gesamtüberblick über alle Verträge und Konditionen, sorgen durch automatisierte Abläufe und standardisierte Bausteine für schnellere Abläufe und ermöglichen es Fristen und Pflichten sicher einzuhalten. Das betrifft individuelle Vertragspflichten ebenso wie Verpflichtungen aus den Datenschutzgesetzen wie Aufbewahrungs- und Löschfristen. So ist heute eine intelligente und sichere Softwarelösung bei der Verwaltung von Verträgen nicht nur ein echter Booster im Hinblick auf die Unternehmensprozesse, sie ist vielmehr ein grundlegender Erfolgsfaktor, um alle Potentiale, die Verträge bieten, auszuschöpfen.

 

Erfolgsfaktor: Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Entscheidend bei der Einführung einer Softwarelösung für digitales Vertragsmanagement ist die nahtlose Integration von oder in andere/n Systeme/n. Die Lösung proCONTRACTS punktet hier mit der Einbindung in Microsoft Dynamics 365. Somit stehen alle Daten und Analysen, etwa aus Marketing, Sales oder Service zur Verfügung, können Kundendaten, Analysen oder Forecasts in die Vertragsbewertung und -gestaltung einfließen und mit ihnen verknüpft werden. Natürlich auch umgekehrt. KundInnen, PartnerInnen und Lieferanten können mit einem 360-Grad-Blick umfassend betrachtet werden.

Die sich daraus ergebenden Möglichkeiten der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit führt zu signifikante Umsatzsteigerungen, zu mehr Kundenbindung und höheren Erfolgsquoten. Anhand der Daten können bessere Prognosen und zuverlässigere Vorhersagen getroffen werden, können die Angebote, ob Service, Produkt oder Vertrag, individueller auf die KundInnen, PartnerInnen und Lieferanten abgestimmt werden. Damit steigt die Kundenzufriedenheit und erhöht sich die Kundenbindung. Die Quintessenz: Eine Vertragsmanagement-Lösung wie proCONTRACTS ist durch die leichte Integration in die Microsoft Dynamics Welt nicht nur für die Vertragsabteilungen in den Unternehmen ein echter Mehrwert, sie ist für alle im Unternehmen ein wichtiger Baustein für die Erschließung neuer Potentiale, die Minimierung des Risikos und die Beschleunigung der Geschäftsprozesse.

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