AI Redlining
Das manuelle Vergleichen von Vertragsdokumenten birgt ein erhebliches Risiko, kritische Änderungen zu übersehen – mit potentiell rechtlichen Folgen und verpassten Verhandlungschancen.
Durch das automatische Identifizieren von Änderungen können Sie schneller und präziser Vertragsversionen vergleichen, ohne mühsam manuell nach Unterschieden suchen zu müssen. So wird die Vertragsabwicklung beschleunigt und Fehlerquellen werden minimiert.
AI Redlining nimmt Ihnen diese Aufgabe ab, indem es automatisch Änderungen zwischen verschiedenen Vertragsversionen identifiziert, auflistet und bewertet. So erkennen Sie sofort was angepasst wurde – wie z. B. neue Klauseln oder geänderte Konditionen. Sie erhalten detaillierte Handlungsempfehlungen, die auf die erkannten Anpassungen abgestimmt sind.
AI Augmentation
Veraltete oder unvollständige Vertragsdaten können zu rechtlichen Missverständnissen, verpassten Fristen oder finanziellen Verlusten führen.
AI Augmentation hält Ihre Vertragsdaten durch die automatische Anreicherung immer auf dem neuesten Stand und schafft eine vollständige und Übersicht aller Vertragsinformationen – ohne manuelle Pflege und die damit verbundenen Fehlerquellen.
Die Funktion vergleicht eingehende Vertragsdokumente mit bestehenden Datensätzen im System oder füllt neue Verträge, die noch keine Daten enthalten, direkt mit den relevanten Informationen. Sie entscheiden, welche der von der KI extrahierten Vertragsdaten übernommen werden sollen, um bestehende Variablen wie Start- und Enddatum, Ansprechpartner oder Konditionen gezielt zu ergänzen oder zu aktualisieren.
AI Compliance Check
Ohne einen automatisierten Compliance-Check könnten Verträge Regelungen enthalten, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen – mit möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen oder finanziellen Nachteilen als Folge.
Der AI Compliance-Check automatisiert den Vergleich eines Vertrages mit den geltenden Unternehmensrichtlinien, um sicherzustellen, dass alle relevanten Regelungen eingehalten werden. So kann etwa geprüft werden, ob Lieferbedingungen den unternehmenseigenen AGBs entsprechen oder ob das Zahlungsziel von mehr als 30 Tagen erfüllt ist, bevor ein Vertrag abgeschlossen wird.
Mithilfe intelligenter Positivlisten stellt die KI sicher, dass kritische Klauseln im Einklang mit Ihren Vorgaben stehen. Das Risiko von Vertragsverstößen und rechtlichen Konflikten wird so deutlich reduziert.
AI Import
Verträge, die in Papierform archiviert sind, sind schwer zugänglich und erfordern bei Bedarf zeitaufwendige Suchprozesse. Wichtige Fristen, Vertragskonditionen oder Verpflichtungen können dabei leicht übersehen werden, da der Zugriff nicht rechtzeitig erfolgt.
Müssen Verträge zudem manuell ins System eingepflegt werden, kostet dies nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe.
Doch nicht nur Papierverträge sind betroffen: Auch digital vorliegende Verträge, die verstreut in Fileshares, auf SharePoint oder in anderen Ablagesystemen gespeichert sind, sind schwer zentral zu verwalten.
Mit AI Import lassen sich große Mengen an Altverträgen – ob digital oder eingescannt – schnell und einfach in das CLM-System importiert. Eingescannte oder bereits vorhandene digitale Vertragsdokumente werden dabei analysiert und Vertragsdaten ausgelesen und digital erfasst, sodass alle Vertragsinformationen zentral und übersichtlich in proCONTRACTS verfügbar sind.
Dieser Import bildet die Grundlage, um alle CLM-Funktionalitäten zu nutzen und Ihre Vertragsprozesse effizient zu automatisieren. So wird die Übersicht verbessert, Prozesse beschleunigt und das gesamte Vertragsmanagement optimiert.
AI Interaktive Analysis
Das Navigieren durch komplexe Verträge kann zeitaufwendig und anspruchsvoll sein, insbesondere wenn präzise Antworten sofort benötigt werden. Die AI Interaktive Analyse revolutioniert den Umgang mit Vertragsdaten, indem sie einen dynamischen Dialog mit KI-Unterstützung ermöglicht.
Die KI scannt Vertragsdokumente, liest relevante Inhalte aus und erlaubt es Ihnen, konkrete Fragen in natürlicher Sprache zu stellen – unabhängig von der Originalsprache des Dokuments. Ob es darum geht, potenzielle Risiken zu identifizieren, wichtige Daten zu extrahieren oder verwertbare Einblicke zu gewinnen, die KI liefert in Echtzeit klare Antworten und Kontext.
Mit diesem Feature erhalten Sie schneller Zugang zu kritischen Vertragsdetails, minimieren das Risiko von Fehlinterpretationen und treffen fundierte Entscheidungen – alles über eine intuitive, chatbasierte Benutzeroberfläche.
Vertragspflichten
Verpasste Fristen und nicht eingehaltene Vertragspflichten können zu erheblichen finanziellen Folgen führen, von Vertragsstrafen hin zum Verlust geschäftlicher Chancen. Die manuelle Kontrolle der Einhaltung von Fristen ist mühsam und gerät oft in Vergessenheit, was zu entgangenem Umsatz durch nicht wahrgenommene Rechte oder Pflichten oder Vertragsstrafen führen kann.
Das Vertragspflichten Feature erzeugt automatisch alle vertraglichen Verpflichtungen, die mit der jeweiligen Vertragsart einhergehen oder aus einem verwendeten Vertragstext hervorgehen, und stellt diese in einer strukturierten Übersicht bereit. Das System erzeugt diese Datensätze und visualisiert sie aus zeitlicher und verantwortungsspezifischer Perspektive, sodass Sie genau wissen, wann und von wem bestimmte Verpflichtungen zu erfüllen sind. Auch die Verpflichtungen der Gegenseite werden klar dargestellt, um volle Transparenz über deren Pflichten zu gewährleisten.
Mit der automatisierten Fristenübersicht werden Sie rechtzeitig auf bevorstehende Verpflichtungen hingewiesen. So sorgt das Feature dafür, dass nichts übersehen wird – für eine lückenlose Vertragserfüllung und optimale Nutzung aller Vertragsrechte. Neu in Version 4.5 ist die Möglichkeit zur Anlage von Verpflichtungsserien, beispielsweise für wiederkehrende Aufgaben wie Reporting oder Informationsübermittlung.
Nutzung moderner Tools (Bsp.: Besuchsdurchführung & Listungskontrolle)
Außendienstmitarbeitende im Einsatz hatten bisher oft das Problem, dass wichtige Informationen nicht verfügbar waren, wenn sie sie unterwegs benötigten. Stattdessen wurden Einsätze manuell bspw. in Excel-Listen dokumentiert und später im Büro ins System übertragen – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Mit der mobil nutzbaren App von proCONTRACTS fällt dieser doppelte Aufwand weg.
Nach Vertragsabschluss unterstützt proCONTRACTS Ihre Teams bei der reibungslosen Vertragserfüllung durch moderne Tools zur Überprüfung der vereinbarten Konditionen und der Einleitung von Folgehandlungen.
Ein Beispiel dafür ist die Funktion Besuchsdurchführung & Listungskontrolle, speziell entwickelt für den OffTrade-Bereich der Getränkeindustrie. Außendienstmitarbeitende haben jederzeit eine Echtzeitübersicht über die Erfüllung der vertraglich festgelegten Sortimentsverfügbarkeit im Handel und können bei Abweichungen sofort Maßnahmen ergreifen, wie etwa Bestellungen direkt aus der App auslösen. Diese Funktionen gewährleisten eine lückenlose und schnelle Kontrolle, sodass alle Beteiligten – vom Außendienst bis zum Innendienst – stets über den aktuellen Stand informiert sind und zielgerichtet handeln können.
