- Automatisierung, die hält, was sie verspricht
Automatisierte Zusatzverträge
Unsere neue Zusatzvertrags-Automatisierung erkennt relevante Änderungen im Hauptvertrag und erstellt automatisch den passenden Zusatzvertrag. Dabei übernimmt sie alle wichtigen Konditionen und verknüpft den neuen Vertrag direkt mit dem Bestehenden. So behalten Sie jederzeit den Überblick. Der gesamte Prozess läuft automatisch ab und spart Ihnen Zeit und manuelle Arbeit.
Freigabeinformationen – alle Fakten auf einen Blick
Bei einer Freigabeanfrage erhält der Entscheider alle relevanten Vertragsdetails direkt in der E-Mail – Informationen zum Vertragspartner, Volumen, Laufzeit und sonstige Konditionen. Diese Informationen dienen als vollständige Entscheidungsgrundlage für die Freigabe und machen den System-Login überflüssig. Die Freigabe kann direkt aus der E-Mail heraus erfolgen.
Benachrichtigungen – zur richtigen Zeit beim richtigen Empfänger
Dokumentenabruf – automatisch und zuverlässig
Unser System erkennt, welche Unterlagen für einen Vertrag benötigt werden und fordert diese automatisch beim Vertragspartner an. Über das Vertragsportal sieht der Vertragspartner jederzeit, welche Unterlagen noch fehlen, bereits eingereicht oder akzeptiert wurden.So entfällt das manuelle Nachverfolgen – Rückfragen reduzieren sich deutlich, und der Verwaltungsaufwand sinkt auf ein Minimum.
Prozessvisualisierung – Grafische Darstellung der Freigabe- und Signaturprozesse
Mit der Prozessvisualisierung sehen Sie bei jedem einzelnen Vertrag den Status der zugehörigen Freigabe- und Signaturprozesse grafisch dargestellt. Die Visualisierung zeigt Ihnen übersichtlich, in welcher Phase sich der jeweilige Vertrag befindet und welche Schritte als nächstes folgen. Prozesse, die bereits besonders lange dauern, werden gekennzeichnet.
KI-gestützte Vertragspflichtenextraktion – alle Pflichten auf einen Blick
Unsere KI analysiert Vertragsdokumente automatisch und extrahiert daraus alle relevanten Pflichten, Fristen – egal ob neue Verträge oder Altbestände in Word oder PDF. Die Informationen werden strukturiert aufbereitet und direkt ins System übernommen. So erhalten Sie eine durchsuchbare Übersicht aller Vertragspflichten, ohne jeden Vertrag manuell prüfen zu müssen.
Vertrags-Portal – Einfach. Klar. Direkt
Sparen Sie sich E-Mail-Pingpong und unnötige Abstimmungen: Mit dem Vertrags-Portal erledigen Ihre Vertragspartner alles selbst – es bietet nützliche Funktionalitäten wie Vertragsübersicht, Dokumenten-Upload und digitale Vertragsunterzeichnung. Da das Portal vollständig mit proCONTRACTS integriert ist, sind alle Aktionen für Sie unmittelbar einsehbar, ohne Zeitverlust durch Synchronisation.
Admin-Tool – Mission Control für Ihr System einfach
startenDas neue Admin-Tool erleichtert die Einrichtung und Verwaltung von proCONTRACTS erheblich, indem es eine vollständige Grundkonfiguration inklusive Standard-Vertragstyp, Triggern, Auswahlregeln und weiterer Werte vornimmt.
Ergänzend lassen sich Beispieldaten importieren, um sofort erste Tests durchführen zu können. Diese Funktionalität kann auch gentuzt werden, um Altbestände ins System aufzunehmen.
Das integrierte Flow-Management überwacht alle Power Automate Flows, meldet Fehler und startet deaktivierte Flows ggf. neu.
sowie eine umfassende Integritätsprüfung zur Systemkontrolle.
Qualifizierte elektronische Signatur – rechtskonform und sicher
Sequenzauswahl – jetzt auch für vereinfachte Unterschriftenverfahren
Aufgrund der Nachfrage aus unserer Kundenbasis haben wir die Auswahl der Sequenz im Unterschriftenverfahren jetzt auch für das vereinfachte Unterschriften-Szenario verfügbar gemacht. Mit der Sequenzauswahl legen Sie fest, in welcher Reihenfolge Beteiligte unterschreiben – ob nacheinander, parallel oder in komplexen Kombinationen. Das System steuert den Ablauf automatisch und stellt sicher, dass jede Person zum richtigen Zeitpunkt die passenden Dokumente erhält.
Abbruch & Neustart – Prozesse flexibel anpassen
Änderungen im laufenden Unterzeichnungsprozess sind jetzt jederzeit möglich. Sie können diesen Prozess jederzeit abbrechen, ändern und neu starten. Das System beendet den Prozess auch automatisch bei Ablauf der Unterzeichnungsfrist. Beim Neustart beginnt der Ablauf von vorn, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den aktuellen Daten arbeiten. So bleiben Sie auch bei komplexen Verträgen flexibel und handlungsfähig.
Neuer Kündigungsprozess
Kündigungen erfolgen über einen eigenen, klar geführten Prozess. Statt über das reguläre Vertragsformular wird eine spezielle Maske verwendet, in der alle relevanten Angaben wie Kündigungsart, Initiator, Datum und rechtliche Details systematisch abgefragt werden. Die Kündigung wird erst abgeschlossen, wenn alle Felder ausgefüllt und die Aktion bestätigt wurde.
Problemhinweis – Risiken früh erkennen
proCONTRACTS weist Sie beim Öffnen eines Vertragsdatensatzes automatisch auf etwaige Probleme mit diesem Vertrag hin. Die Hinweise erscheinen direkt in der Benachrichtigungsleiste, sodass Sie sofort sehen, wo Handlungsbedarf besteht. So vermeiden Sie übersehene Risiken – ohne zusätzlichen Aufwand.
